Incarichi extraistituzionali dei dipendenti pubblici: procedure, tempi e obblighi

Le indicazioni operative sugli incarichi extraistituzionali mirano a rendere più uniforme la gestione delle richieste e, allo stesso tempo, a garantire il rispetto degli adempimenti previsti dall’art. 53 del D.Lgs. 165/2001 in materia di autorizzazione, comunicazione e trasparenza. La scelta di invitare il personale a utilizzare modulistica dedicata risponde a un’esigenza concreta: evitare trattamenti disomogenei, ridurre passaggi istruttori superflui e assicurare che i dati necessari alla pubblicazione e alle comunicazioni obbligatorie siano raccolti in modo completo già in fase iniziale.

Autorizzazione o semplice comunicazione: la distinzione che guida il procedimento

Il punto di partenza resta fermo: il dipendente pubblico non può svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o preventivamente autorizzati dalla propria amministrazione. L’autorizzazione non è un atto meramente formale, perché presuppone una verifica sull’assenza di situazioni di conflitto di interessi, anche solo potenziali, e sulla compatibilità dell’incarico con i doveri d’ufficio.

Accanto a questo regime autorizzatorio, la normativa individua una serie di incarichi assoggettati alla sola comunicazione, anche quando siano svolti a titolo gratuito. Rientrano tra questi, secondo l’elencazione richiamata, collaborazioni con giornali, riviste ed enciclopedie, lo sfruttamento economico di opere dell’ingegno o invenzioni, gli incarichi con mero rimborso spese documentato, la partecipazione a convegni e seminari, gli incarichi svolti durante aspettativa, comando o fuori ruolo, quelli conferiti da organizzazioni sindacali a dipendenti distaccati o in aspettativa non retribuita, attività di formazione diretta a dipendenti della PA, docenza e ricerca scientifica, oltre alle prestazioni di lavoro sportivo entro il limite complessivo di 5.000 euro annui. In tutti questi casi la comunicazione non elimina la necessità di trasparenza e tracciabilità, ma evita l’atto autorizzativo quando il legislatore ha ritenuto l’attività, per natura e cornice, tendenzialmente compatibile.

Termini, regole di svolgimento e disciplina delle incompatibilità

Dal punto di vista procedurale, l’amministrazione è tenuta a concludere il procedimento di autorizzazione entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta. Per questo, la regola pratica diventa inevitabile: richieste e comunicazioni dovrebbero essere depositate tramite Ufficio protocollo almeno 30 giorni prima dell’inizio dell’incarico, così da consentire istruttoria, eventuali integrazioni e adozione del provvedimento nei tempi di legge.

Quanto alle modalità di esecuzione, viene ribadita una condizione essenziale: gli incarichi extraistituzionali devono svolgersi fuori dall’orario di servizio, senza utilizzare strutture o attrezzature dell’ufficio di appartenenza e senza incidere sull’ordinaria attività lavorativa. Resta inoltre applicabile l’intero impianto sulle incompatibilità previsto dagli articoli 60 e seguenti del DPR 10 gennaio 1957, n. 3, con le eccezioni e specificità previste dalla normativa richiamata, incluse quelle che riguardano il lavoro a tempo parziale.

Obblighi di comunicazione e trasparenza: chi comunica cosa e quando

Il tema della trasparenza non riguarda solo il dipendente. Entro 15 giorni dall’erogazione del compenso, il soggetto pubblico o privato che ha affidato l’incarico deve comunicare all’amministrazione di appartenenza l’ammontare dei compensi corrisposti. Per le prestazioni di lavoro sportivo, la comunicazione avviene entro 30 giorni dalla fine dell’anno di riferimento, in un’unica soluzione, oppure alla cessazione del rapporto se precedente.

Parallelamente, le amministrazioni che conferiscono o autorizzano incarichi, anche gratuiti, devono trasmettere in via telematica al Dipartimento della funzione pubblica, entro 15 giorni, gli incarichi conferiti o autorizzati, indicando oggetto e compenso lordo, se previsto. A ciò si aggiunge l’obbligo di comunicare, sempre telematicamente e nei termini previsti dal D.Lgs. 33/2013, i dati relativi a incarichi e titolari ai fini della pubblicazione. È richiamata inoltre la pubblicazione degli incarichi svolti dai dipendenti sul Portale Amministrazione Trasparente del Ministero della Cultura, elemento che impone precisione nella raccolta delle informazioni e coerenza tra atti interni, comunicazioni e dati pubblicati.

Eventi e pubblicazioni “in nome e per conto” dell’Istituto: la procedura dedicata

Un’attenzione specifica è riservata ai casi in cui un ente esterno intenda coinvolgere l’Istituto in un evento o in una pubblicazione. In questa ipotesi la richiesta deve essere indirizzata alla Segreteria della Soprintendente e corredata da programma o descrizione dell’iniziativa. Se l’ente propone anche l’individuazione di un funzionario, la valutazione e l’eventuale autorizzazione passano dalla Soprintendente; quando l’incarico è svolto in nome e per conto dell’Istituto, può essere effettuato in orario di servizio. Le spese di missione, se non sostenute dall’organizzatore, possono essere coperte dall’Istituto compatibilmente con la disponibilità di bilancio. Viene infine richiesto che logo e nominativo dell’Istituto siano riportati nei materiali comunicativi e che la comunicazione esterna sia condivisa con l’Istituto prima della diffusione.